30 de soluții de comunicare & colaborare video
Ce platformă de video-conferințe este potrivită pentru lucrul de la distanță? Dar pentru școli sau sănătate? Dar pentru o mică afacere? Am pus cap la cap câteva detalii despre 30 de aplicații, precum și câteva criterii după care să ne orientăm atunci când alegem platforma cea mai potrivită pentru interesele noastre.
Impactul disruptiv al nevoii de a lucra de acasă
Lucrul de la distanță nu este un concept nou Chiar și înainte de criza generată de Pandemie exista o tendință ferm crescătoare de utilizare a aplicațiilor de comunicare și colaborare de la distanță. Sistemele de conferințe, webinarele, educația sunt primele domenii care au îmbrățișat platformele de comunicare dezvoltate la început pe tehnologie VoIP, iar mai nou pe Cloud și Edge Computing. Sunt studii care arată că peste 40% dintre multinaționale utilizează acum soluțiile video pentru interviurile cu candidații, iar 69% din întreprinderile din Statele Unite au deja o politică de lucru la distanță.
Cam asta era înainte. Acum, toată lumea știe ce se întâmplă. Prin condițiile impuse de izolare, toți suntem nevoiți să folosim aplicațiile de colaborare. Toate activitățile care au putut fi migrate pe Internet se bazează de comunicare video, mesagerie instant, partajare de documente și înregistrare, fie că este vorba de colaborarea de business, de lecțiile din școli, de activitățile din grădinițe, de universități, de cercetare sau de nou apărutele servicii de consultații medicale.
Dar nu trebuie să trecem cu vederea faptul că activarea unei forțe de muncă distribuite este un efort complex, având în vedere în special cerințele crescânde de securitate și conformitate cu care trebuie să se ocupe organizațiile IT. Fiecare companie are responsabilitatea socială de a susține comunitatea în perioadele de criză. Producătorii de aplicații monitorizează proactiv serverele pentru a asigura fiabilitatea maximă pe fondul creșterii capacității, întrucât timpul de funcționare este esențial. Toți programează sesiuni de informare și resurse la cerere, astfel încât oricine să învețe cum să folosească platformele cu ușurință și cu comoditate.
Pandermia contribuie la transformarea digitală
În toată lumea companiile care doresc să protejeze starea de sănătate a angajaților au luat măsuri pentru a sprijini personalul care lucrează de acasă – ceea ce a dus la o creștere a cererii pentru tehnologia de conferință video și alte instrumente de colaborare. Perspectiva evenimentelor anulate și necesitatea de a menține productivitatea lucrătorilor, au împins companiile să revizuiască instrumentele de colaborare și politicile de lucru de la domiciliu.
De voie, de nevoie, domeniul public a făcut un uriaș progres către digitalizare prin extinderea serviciilor de ghișeu virtual. Tot ce nu se mai poate ține în condiții normale se poate accesa pe live streaming sau pe canalele de YouTube: concerte simfonice, spectacole de la cele mai mari Opere din lume, ore de fitness, ore de balet sau demonstrații de artă culinară. Am putea continua cu exemplele la nesfârșit.
E clar că rata de utilizare a platformelor de comunicare la distanță a crescut în mod exploziv, ceea ce i-a prins pe unii producători nepregătiți prin numărul neașteptat de utilizatori. Mai mult, chiar utilizatorii au fost nepregătiți, fiind adoptate soluțiile cele mai ieftine și mai ușor de folosit în detrimentul menținerii unor condiții de siguranță și a unor evaluări de risc. Conform rapoartelor de piață, Zoom a declarat 300 milioane de utilizatori activi pe zi, Google Meet circa 100 milioane, iar Microsoft Teams peste 44 milioane (Sursa ZDNet, 29 aprilie 2020.)
Cum gestionăm forța de muncă (temporar) îndepărtată
Măsurile luate odată cu declararea Pandemiei au determinat multe organizații să adopte lucrul de la distanță aproape peste noapte, dar gestionarea acestor noi procese de muncă nu este întotdeauna ușoară, fără o comunicare față în față.
Printre avantajele de necontestat ale colaborării video de la distanță se numără: menținerea conexiunii interumane ce permite vizualizarea limbajul corpului și expresiilor faciale, posibilitatea de afirmare a dorinței de participare și implicare prin intervențiile directe, precum și partajarea mai ușoară a sarcinilor multiple între toți membrii unei echipe.
Indiferent dacă echipele sunt complet îndepărtate, la distanță parțială sau la distanță temporară din cauza restricțiilor de călătorie, soluțiile de colaborare și comunicare trebuie să asigure forței de muncă dispersată o gestionare complexă folosind:
- întâlniri instantanee video 1 la 1,
- ședințe video zilnice cu echipa
- colaborare în timp real cu partajarea ecranului și adnotarea
- canale de chat pentru comunicații specifice proiectului
- capacități de înregistrare și partajare în Cloud
- Webinarii la nivel de companie pentru a distribui actualizări importante
Să nu uităm de confidențialitatea datelor personale
Odată cu declanșarea crizei și impunerea măsurilor de izolare, suntem prinși cu toții într-un joc dificil. Pentru milioane de oameni, un serviciu de video-conferințe este acum un adevărat colac de salvare de care avem nevoie pentru a rămâne angajați, pentru a accesa îngrijiri medicale, pentru a salva anul școlar și iminentele examene sau pentru a păstra legătura cu familia și prietenii.
La nivel individual ne este greu, ca simplii utilizatori, să determinăm ce serviciu de video-conferințe se aliniază cel mai bine cu așteptările noastre privind confidențialitatea. În majoritatea cazurilor aplicațiile de colaborare video au politici de confidențialitate destul de opace. Dacă aparținem unei comunități de business, nu este rolul nostru de a alege pe ce platformă vom lucra. Este sarcina angajatorului nostru să analizeze oferta și garanțiile de securitate și confidențialitate ale soluției adoptate. Noi doar le folosim, dar datele noastre personale sunt cele care sunt prelucrate: imaginile, vocea, numele, membrii comunității, adresele de email, conturi de rețele sociale, starea de sănătate, identificatori IP, documentele partajate, sunt numai câteva dintre datele noastre personale pe care orice platformă le colectează, le prelucrează, le stochează și le partajează și cu alții. Aceștia colectează volume imense de informații care se transformă în profiluri comportamentale, acțiuni focalizate de marketing, funcții de recunoaștere facială sau vocală, și cine mai știe ce alte rapoarte.
Cei care decid, ar trebui să poată avea încredere în furnizorii de platforme, care trebuie să explice într-un limbaj clar, simplu, ce date personale colectează și ce fac cu ele. Gândiți-vă că, pe lângă comunicarea specifică de business, aplicațiile la distanță sunt folosite astăzi în toate școlile, în spitale, în laboratoare, pentru consultații la distanță în clinici private. Asta înseamnă că pe lângă datele personale curente, platformele au acces la date personale cu caracter special, date despre copii, despre starea de sănătate, date biometrice și dosare ale unor boli cronice. Toate acestea reclamă demonstrarea unor condiții de protecție și mai riguroase din partea furnizorilor, ceea ce, din păcate în acest moment este departe de ce ar trebui să fie.
Dacă sunteți interesați de aplicațiile de video-conferințe pentru propria afacere sau pentru uzul personal, nu trebuie să uitați că datele dvs. vă aparțin numai și numai dumneavoastră. Furnizorii au datoria de a dezvolta instrumente online care să vă respecte confidențialitatea și să vă protejeze datele. Confidențialitatea este o piatră de temelie a libertății individuale și a vieții private. Acesta este un principiu care nu trebuie uitat atunci când apelăm la noi forme de lucru și noi tehnologii.
Este vital să vă puneți următoarele întrebări atunci când alegeți un furnizor de soluții de comunicare online care ne stochează datele:
- Cum vor fi protejate datele mele și confidențialitatea?
- Unde vor fi stocate datele mele?
- Cum vor fi procesate informațiile mele?
- Cine va putea vizualiza datele mele personale?
- Cum vor fi datele folosite de către alte companii?
Criza trece, tehnologia rămâne
Deși la momentul realizării acestui material se întrevede o oarecare relaxare în câteva săptămâni, nimeni nu știe exact ce se va întâmpla. Școlile și grădinițele vor rămâne închise până la toamnă. Multe organizații de business cochetează deja cu ideea de a păstra o parte din forța de muncă în condițiile de lucru de acasă. Unii chiar au constatat că în felul acesta oamenii sunt chiar mai eficienți…
În consecință, nu este de loc prea târziu să facem o evaluare a aplicațiilor de comunicare și colaborare pe care le avem la dispoziție, pentru a vedea ce ni se potrivește cel mai bine pentru natura activității și mărimea organizației. În plus, vor fi trecute în revistă și cele mai importante criterii de selecție, ca să știm la ce facilități și funcționalități să ne uităm.
Citiți aici prezentarea celor 30 de soluții
Care este cel mai bun software de conferință video gratuit?
E o întrebare frecventă, mai ales în condițiile de astăzi. Dacă obiectivul tău principal este să găsești un furnizor de video-conferințe care să ofere cel mai cuprinzător plan gratuit, atunci aveți de unde să alegeți. Unii preferă Cisco Webex Meeting pentru tradiție și tehnologie, alții – în special din multinaționale – folosesc Skype, a cărei funcții de traducere desființează barierele lingvistice. Cei mai mulți, nu sunt deranjați de limitarea de 40 de minute și lucrează cu Zoom, foarte popular și accesibil. Pentru organizații mici, Google Hangouts Meet poate fi suficient, fiind disponibil și cu G Suite.
Oricum, dacă aveți răbdare să parcurgeți toate cele 30 de prezentări de produse, veți vedea că marea lor majoritate oferă cam aceleași funcționalități, gradul de complexitate crescând odată cu valoarea pachetului de subscripție. Nu există niciun răspuns cu dimensiuni unice. Totul se rezumă la ceea ce avem nevoie pentru domeniul nostru de activitate și mărimea afacerii.
Caracteristici esențiale ale unei platforme de video-conferințe
Atunci când încercați să alegeți cel mai potrivit software de video-conferințe, asigurați-vă că acesta vă oferă funcțiile esențiale.
Video, voce și text – sunt funcțiile de bază ale oricărei aplicații de video-conferințe. Chatul text este la fel de important ca chatul vocal și video, deoarece vă permite să rețineți notificările din sala de ședințe virtuală.
Partajarea ecranului – este aproape la fel de importantă pentru conferințele video ca și transmisia video HD în sine. În mod ideal, ar trebui să puteți partaja mai multe ecrane simultan. Din păcate, unii furnizori oferă această caracteristică doar pentru versiunile plătite.
Înregistrarea sesiunii – versiunile înregistrate ale conferințelor sunt utile din mai multe motive. În primul rând, aceste înregistrări pot servi ca referință personală sau pentru echipă. Apoi, e util să poți revedea conținutul, în special atunci când nu ai putut participa la sesiunea live. În plus puteți refolosi unele înregistrări, în special când e vorba de sesiuni de instruire.
Stocarea fișierelor – Indiferent de mărimea afacerii, suntem toți interesați de reducerea costurilor de operare. Tehnologia Cloud rezolvă și cerințele cele mai elevate privind stocarea fișierelor, prin simpla interfațare cu Google Drive sau Dropbox, care facilitează și partajarea de documente chiar în timpul conferințelor.
Disponibilitatea pe mobil – a devenit o cerință de bază, indiferent de modelul de smartphone sau de sistemul de operare. Aplicațiile mobile pentru colaborare sunt din ce în ce mai folosite, prin posibilitățile practic nelimitate de acces la Internet. M-am conectat de multe ori la webinarii în timp ce conduceam, din aeroporturi sau dintr-o cafenea. Condițiile de izolare impuse astăzi lărgesc accesibilitatea. Te poți conecta de acasă în timp ce gătești sau pedalezi pe bicicleta din balcon.
GDPR READY! 