GDPR explicitat (5): Dreptul de a fi informat si Ce informații trebuie trimise

Articol publicat pe siteul cloud☁mania în data de 28 Iulie 2017. Autor: Radu Crahmaliuc

Noul regulament pe care noi îl abordăm aici sub titulatura generica de GDPR vine cu unele drepturi noi pentru indivizi și consolidează unele dintre drepturile care existau deja in Legislația Europeana.

Astfel, GDPR oferă persoanelor fizice vizate de prelucrarea datelor cu caracter personal următoarele drepturi generale:

  1. Dreptul de a fi informat
  2. Dreptul de acces
  3. Dreptul la rectificare
  4. Dreptul de ștergere
  5. Dreptul de a restricționa procesarea
  6. Dreptul la portabilitatea datelor
  7. Dreptul la obiect
  8. Drepturi legate de luarea de decizii automatizate și de profilare

Dreptul de a fi informat

 

Ce este Dreptul de a fi informat?

Dreptul de a fi informat se refera la obligația  de a furniza “informații corecte de procesare”, de obicei printr-o notificare privind confidențialitatea. Acesta subliniază nevoia de transparență în ceea ce privește modul în care utilizați datele cu caracter personal.

Ce informații trebuie furnizate subiecților prelucrării?

Să presupunem că sunt un operator de date personale.  Prin dreptul de a fi informat, GDPR îmi stabilește informațiile pe care trebuie să le furnizez și când trebuie subiecții prelucrării datelor personale să fie informați de către mine ( în mod implicit, firma mea, prin persoana autorizată).

Principalul atribut al datelor ce trebuie furnizate este Transparența. Conform GDPR Articolul 12: ”Transparența informațiilor, a comunicărilor și a modalităților de exercitare a drepturilor persoanei vizate”, informațiile pe care trebuie sa le furnizez trebuie să fie:

  • Concise
  • Transparente,
  • Inteligibile
  • Accesibile;
  • Scrise într-un limbaj clar și simplu
  • În special dacă este mă adresez unui copil
  • Oferite gratuit

 Informațiile pe care le furnizez sunt dependente de modul în care am obținut datele personale pe care vreau să le prelucrez:

  • direct de la persoane fizice care fac obiectul prelucrării datelor personale
  • indirect, pentru cazurile în care informațiile mi-au venit din altă sursă.

O mare parte din informațiile pe care trebuie să le furnizăm sunt deja  în concordanță cu obligațiile mele actuale, conform legislației existente. Dar in plus,  au apărut și alte informații pe care trebuie să le furnizez  în mod explicit.

Ce informații trebuie furnizate?

Să vedem deci, care sunt principalele categorii de informații care trebuie furnizate în situația în care am obținut datele personale direct de la client. Conform Articolului 13: ”Informaţii care se furnizează în cazul în care datele cu caracter personal sunt colectate de la persoana vizată”, Alineatul 1, trebuie să furnizez personai vizate următoarele infrmații:

  • identitatea şi datele mele de contact – ca operator, și după caz și ale mele personale – ca reprezentant al acestuia
  • datele mele de contact ca responsabil cu protecţia datelor, după caz ca ofițer de protecție a datelor personale (DPO);
  • scopurile în care vreau să prelucrez datele cu caracter personal, precum şi temeiul juridic al prelucrării (baza legală);
  • interesele legitime pe care le urmăresc (ca operator sau ca o terță parte) – cu excepțiile de la Articolul 6 alineatul (1) litera (f) – Legalitatea prelucrării;
  • care sunt destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor cu caracter personal;
  • intenţia mea de a transfera date cu caracter personal către o ţară terţă și care sunt garanțiile pe care le ofer că acest transfer este perfect legal și nu lezează interesele persoanei vizate;

În plus, în momentul în care am obținut deja datele cu caracter personal, conform Articolului 13, Alineatul 2, eu ca operator trebuie să furnizez persoanei vizate o serie de informaţii suplimentare, necesare pentru a asigura transparența prelucrării:

  • perioada de reținere a datelor sau criteriile folosite pentru a stabili această perioadă;
  • dreptul la rectificare, ștergere, restricționare, obiecții;
  • dreptul la portabilitatea datelor;
  • dreptul de a retrage consimțământul în orice moment, dacă este cazul;
  • dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere;
  • dacă solicitarea face parte dintr-o cerință sau obligație legală sau contractuală și posibilele consecințe ale nefurnizării;
  • existența unui proces automat de luare a deciziilor ( incluzând profilarea) și modul în care sunt luate deciziile, semnificația și consecințele acestora.

Dacă eu, ca operator vreau să prelucrez datele cu caracter personal și/ sau într-un alt scop decât cel pentru care acestea au fost colectate, atunci, înainte de orice prelucrare ulterioară, sunt obligat să furnizez persoanelor vizate toate informaţiile relevante prvitoare la scopul sau scopurile secundare.

Ce se întâmplă în sitația în are datele personale nu ne-au fost furnizate în mod direct de către persoanele vizate?

În acest caz, conform Articolului 14, sunt obligat ca operator să furnizez persoanei vizate întregul set de informații descrise puțin mai sus, de la ambele Alineate ale Articolului 13, plus următoarele informații obligatorii doar pentru acest caz:

  • care sunt categoriile de date personale pe care le am la dispoziție
  • care e sursa publică de date cu caracter personal, după caz care provine de la surse accesibile publicului;

Pentru a ne descurca mai bine în acest labirint de informații, legi și paragrafe, am făcut o sinteză a informațiilor care trebuie funizate în ambele sitații discutate anterior:

 

Ce informații trebuie să dau Date venite direct de la subiect Date provenite din alte surse
Identitatea și datele de contact (operator + reprezentant)

DA

DA

Datele de contact DPO

DA

DA

Scopul în care se prelucrează datele

DA

DA

Interesele legitime urmărite

DA DA

Destinatarii sau categoriile de destinatari

DA

DA

Categoriile de date personale

NU

DA

Intențiile de transfer al datelor

DA

DA

Perioada de reținere a datelor

DA

DA

Dreptul la rectificare, ștergere, restricționare, obiecții

DA

DA

Dreptul la portabilitatea datelor

DA

DA

Dreptul de retragere a consimțământului

DA

DA

Dreptul la plângere/notificare

DA

DA

Care e sursa publică de date cu caracter personal

NU DA
Existența unei obligații legale sau contractuale

DA

NU

Existența unui proces automat de luare a deciziilor

DA

DA

  

Când trebuie furnizate informațiile?

O modificare importantă față de legislația anterioară este scurtarea perioadei în care sunt obligat să răspund solicității de informare primită de la persoana vizată. Conform Articolului 12, Alineatul 3:

  • Timpul maxim de răspuns s-a scurtat de la 40 de zile la 30 de zile. Deci eu, ca operator trebuie să furnizez persoanei vizate informaţii privind acţiunile întreprinse în urma une cereri fără întârzieri nejustificate şi în orice caz în cel mult o lună de la primirea cererii;
  • Atunci când e necesar, din motive legate de comlexitatea și volumul cererilor primate simultan, această perioadă poate fi prelungită până la două luni. Chiar și în aceste condiții de prelungire, trebuie să informez persoana vizată de această prelungire tot în intervalul de o lună;
  • Pentru cererile trimise în format electronic, informaţiile trebuie furnizate în format electronic – acolo unde este posibil, cu excepţia cazului în care persoana vizată solicită informațiile într-un alt format.
Advertisements

GDPR explicitat (4): Verificați legalitatea prelucrării și obțineți Consimțământul

 Articol publicat pe siteul cloud☁mania în data de 22 Iulie 2017. Autor: Radu Crahmaliuc

Înainte de a putea procesa date personale, trebuie să identificați și să vă raportați la o bază legală. Aceste considerente sunt denumite generic “legalitatea prelucrării” și sunt specificate în Articolul 6, care se ocupă de legalitatea condițiilor de prelucrare.  Ce se înțelege prin consimțământ și cum trebuie acesta obținut și dovedit veți găsi în paragraful special dedicat.  

În cadrul proceselor aferente obținerii conformității GDPR este foarte important să determinați baza legală pentru prelucrarea datelor cu caracter personal și să documentați acest lucru. De multe ori această bază legală poate avea efect asupra drepturilor persoanelor. De exemplu, persoanele de la care primiți un consimțământ clar pentru prelucrarea datelor vor avea și drepturi mai puternice, cum ar fi dreptul de a fi uitat – adică opțiunea de ștergere a datelor.

Dar haideți să trecem în revistă prevederile de la Articolul 6 – ”Legalitatea condițiilor de prelucrare”. La Alineamentul 1 se specifică foarte clar că ”Prelucrarea este legală numai dacă şi în măsura în care se aplică cel puţin una dintre următoarele condiţii”:

a. consimțământ – persoana vizată şi-a dat consimţământul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice;

b. contract – prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract;

c. obligație legală – prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligaţii legale care îi revine operatorului;

d. interese vitale – prelucrarea este necesară pentru a proteja interesele vitale ale persoanei vizate sau ale altei persoane fizice;

e. interes public – prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care serveşte unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorităţii publice cu care este învestit operatorul;

f. interese legitime – prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de operator sau de o parte terţă, cu excepţia cazului în care prevalează interesele sau drepturile şi libertăţile fundamentale ale persoanei vizate, care necesită protejarea datelor cu caracter personal, în special atunci când persoana vizată este un copil.

Ce este Consimțământul?

În contextul GDPR prin consimțământ se înțelege o confirmare clară a faptului că persoana vizată a fost informată, știe și este de acord cu prelucrarea datelor sale personale de către operator, în scopurile stabilite împreună cu acesta. În plus: 

  • această dovadă trebuie să fie clară, liberă, specifică, informată și lipsită de ambiguitate; 
  • trebuie să reprezinte o formă de acțiune afirmativă clară; 
  • în cazul chestionarelor ce au ca scop obținerea consimțământului sunt excluse ambiguități legate de necompletarea sau pre-bifarea unui căsuțe de dialog; 
  • consimțământul trebuie să fie separat de alți termeni și condiții; 
  • consimțământul trebuie să fie verificabil;
  • trebuie să existe modalități simple pentru ca oamenii să-și retragă consimțământul;
  • autoritățile publice și angajatorii vor trebui să aibă grijă deosebită pentru a se asigura că acordul este acordat în mod liber.

Evident că la condițiile Articolului 6, Alineatul 1 există și o serie de excepții. Astfel, prevederile de la Litera (f) nu se aplică în cazul prelucrării efectuate de către autoritățile publice în îndeplinirea atribuțiilor lor. Pentru prevederile de la Literele (c) și (e), GDPR e destul de flexibil, permițând statelor membre UE să introducă dispoziții mai specifice, aliniate legislațiilor interne.

În cazul în care prelucrarea se face în alt scop decât cel pentru care au fost colectate datele cu caracter personal și pentru care nu există consimţământul persoanei vizate, operatorii și procesatorii de date trebuie să ia în considerare prevederile de la Articolul 6, Alineatul 4. Pentru a putea stabili dacă prelucrarea în alt scop este compatibilă cu scopul inițial pentru care au fost colectate datele cu caracter personal, aceștia trebuie să ia în considerare, printre altele:

  • orice legătură dintre scopurile în care datele cu caracter personal au fost colectate şi scopurile prelucrării ulterioare preconizate;
  • contextul în care datele cu caracter personal au fost colectate, mai ales privind relaţia dintre persoanele vizate şi operator;
  • natura datelor cu caracter personal, în special în cazul prelucrării unor categorii speciale dedate, conform Articolului 9, sau pentru date referitoare la condamnări penale şi infracţiuni, conform Articolului 10;
  • posibilele consecinţe asupra persoanelor vizate legate de prelucrările ulterioare;
  • existenţa unor garanţii adecvate, care pot include criptarea sau atribuirea de pseudonime.

Așadar, pe lângă condițiile generale, trebuie avute în vedere condițiile specifice pentru categoriile speciale de date. În Articolul 9, Alineatul 1 se stipulează clar că: ”Se interzice prelucrarea de date cu caracter personal care dezvăluie originea rasială sau etnică, opiniile politice, confesiunea religioasă sau convingerile filozofice sau apartenenţa la sindicate şi prelucrarea de date genetice, de date biometrice pentru identificarea unică a unei persoane fizice, de date privind sănătatea sau de date privind viaţa sexuală sau orientarea sexuală ale unei persoane fizice.”

În Articolul 9, Alineatul 2 se enumerează situațiile de excepție în care nu se aplică prevederile de la Alineatul 1, deci cazuri speciale în care este permisă prelucrarea datelor cu caracter personal:

  • persoana vizată şi-a dat consimţământul explicit pentru prelucrarea datelor pentru unul sau mai multe scopuri specifice, cu excepţia cazului în care legislația locală nu recunoaște consimţământul persoanei vizate;
  • prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unor obligaţii ale operatorului sau drepturi specifice ale persoanei vizate în domeniile ocupării forţei de muncă, securităţii sociale şi protecţiei sociale, cu aplicarea legislației locale;
  • prelucrarea vizează protejarea intereselor vitale, atunci când persoana vizată e incapabilă fizic sau juridic să îşi dea consimţământul;
  • prelucrarea este garantată de activităţile legitime ale unor fundaţii, asociaţii sau organisme nelucrative, cu specific politic, filozofic, religios sau sindical, dar numai pentru membri sau foşti membri;
  • prelucrarea se referă la date personale care sunt făcute publice în mod manifest de către persoana vizată;
  • prelucrarea e necesară la constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanţă;
  • prelucrarea se face din motive de interes public major, în baza dreptului Uniunii sau a dreptului intern;
  • prelucrarea în scopuri legate de medicina preventivă sau a muncii, evaluarea capacităţii de muncă, stabilirea unui diagnostic medical, asistenţă medicală sau socială;
  • prelucrarea din motive de interes public în domeniul sănătăţii publice;
  • prelucrarea în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare ştiinţifică sau istorică ori în scopuri statistice, conform Articolului 89, Alineatul 1.

Legat de acestea, în Articolul 9, Alineatul 4 se precizează că fiecare stat poate menţine sau introduce condiţii suplimentare sau restricţii în cazul prelucrării de date genetice, biometrice sau privind sănătatea.

O altă situație cu totul specială este prelucrarea datelor personale referitoare la condamnări penale şi infracţiuni. Articolul 10 precizează că în astfel de situații prelucrarea datelor personale precum și deținerea unor registre privind condamnările penale se face numai sub controlul unei autorităţi de stat.

Dar pot exista o mulțime de situații în care prelucrarea datelor nu are nevoie de identificare, adică de asociere a unor seturi de date cu o anumită persoană. În această situație se pot încadra multe dintre analizele de piață și cercetări de marketing care au ca scop obținerea de informații statistice generale, atribuite unor grupuri de consumatori sau categorii profesionale. În Articolul 11: ”Prelucrarea care nu necesită identificare”, Alineatul 1 se arată că ”în cazul în care scopurile pentru care un operator prelucrează date cu caracter personal nu necesită sau nu mai necesită identificarea unei persoane vizate de către operator, operatorul nu are obligaţia de a păstra, obţine sau prelucra informaţii suplimentare pentru a identifica persoana vizată în scopul unic al respectării prezentului regulament”.

Conform Articolului 11, Alineatul 2,  dacă operatorul poate demonstra că nu este în măsură să identifice persoana vizată sau în cazul în care e posibil operatorul informează persoana vizată în mod corespunzător, Articolele 15-20 din capitolul de drepturi ale persoanei vizate, nu se aplică. Excepția care poate apărea aici atunci când persoana vizată oferă informaţii suplimentare ce permit identificarea sa, tocmai în scopul exercitării drepturilor sale prevăzute de respectivele articole. Vom relua aceste aspecte în următorul articol din seria GDPR explicitat.