GDPR explicitat (10): Importanța evaluărilor de impact (DPIA)

 

Articol publicat pe siteul cloud☁mania în data de  09 Octombrie  2017. Autor: Radu Crahmaliuc

Una dintre practicile recomandate pentru evaluarea riscurilor și impactului pe care îl poate avea procesarea datelor personale în anumite condiții, este efectuarea unui studiu de impact asupra protecției sau confidențialității datelor, cunoscut sub denumirea generică de DPIA (Data Protection Impact Assessment) sau mai popular PIA (Privacy Impact Assessment).

Iată-ne ajunși la cel de-al 10-lea ”episod” din seria de articole GDPR Explicitat. După ce în articolul precedent am prezentat și comentat responsabilitatea și guvernanța în viziunea GDPR, în acest articolul ne ocupăm de evaluarea impactului pentru protecția datelor.

Ce este Data Protection Impact Assessment (DPIA)

Cum protecția datelor trebuie gândită acum ”by design”, fiind proiectată în mod implicit odată cu sistemele de procesare, pot apărea o multitudine de situații în care se recomandă evaluarea de impact asupra protecției datelor. O bună practică pentru noile tehnologii și procese este de a evalua dacă prelucrarea are un “risc ridicat”, dacă  aduce atingere drepturilor persoanelor vizate și dacă acest risc poate fi redus sau evitat, de exemplu prin pseudonimizare. Evaluările de impact sunt absolut necesare în cazul în care există o prelucrare automată și prelucrarea unor categorii speciale de date pe scară largă.

Evaluarea impactului privind protecția datelor (DPIA) – în versiunea mai populară mai des folosit ca Privacy Impact Assesment (PIA), reprezintă un instrument care poate ajuta organizațiile să identifice cea mai eficientă modalitate de a se conforma obligațiilor lor privind protecția datelor și de a răspunde așteptărilor individuale de confidențialitate. O evaluare de impact eficientă va permite organizațiilor să identifice și să remedieze problemele într-un stadiu incipient, reducând riscurile, costurile asociate și deteriorarea reputației, legată de apariția oricărui incident.

Evaluarea DPIA este parte integrantă a proiectării unei abordări privind confidențialitatea prin design. Punctele cheie ale unei astfel de evaluări sunt:

  • DPIA este un proces care ajută organizațiile să identifice și să minimizeze riscurile de confidențialitate ale proiectelor sau politicilor noi;
  • Efectuarea unei evaluări de impact implică lucrul cu oamenii din organizație, dar și cu partenerii, pentru a identifica și a reduce riscurile de confidențialitate;
  • Evaluarea vă ajuta la identificarea unor potențiale probleme într-un stadiu cât mai incipient, când remedierea poate să fie mai simplă și mai puțin costisitoare;
  • Realizarea unei evaluări de impact asupra confidențialității ajută organizațiile să elaboreze și să adopte cele mai bune politici de îmbunătățire a relațiilor dintre organizații și indivizi.

Când ar trebui să facem o evaluare DPIA?

În acord cu bunele practici, trebuie să efectuați o DPIA atunci când:

  • utilizarea noilor tehnologii impune asumarea unui anumit grad de risc;
  • prelucrarea este susceptibilă să genereze un risc ridicat pentru drepturile și libertățile persoanelor.

Procesarea care poate duce la un risc ridicat include, dar nu se limitează la acestea:

  • activități de prelucrare sistematice și extinse, inclusiv profilarea;
  • prelucrări în care deciziile care au efecte juridice – sau efecte similare, asupra persoanelor fizice;
  • prelucrarea pe scară largă a unor categorii speciale de date sau date cu caracter personal în legătură cu condamnările sau infracțiunile penale.

În general, trebuie avute în vedere orice activități care includ prelucrarea unor cantități considerabile de date cu caracter personal la nivel regional, național sau supranațional, care afectează un număr mare de indivizi și care  implică un risc ridicat pentru drepturi și libertăți.

Ce informații ar trebui să conțină DPIA?

Orice evaluare de impact trebuie să conțină:

  • descrierea operațiunilor de prelucrare și a scopurilor, inclusiv (dacă este cazul) a intereselor legitime urmărite de operator;
  • evaluarea necesității și proporționalității procesării în raport cu scopul;
  • evaluarea riscurilor pentru persoane fizice;
  • măsurile luate pentru a reduce riscul, inclusiv securitatea și pentru a demonstra că vă conformați;
  • numărul proiectelor similare care pot fi vizate de aceeași evaluare.

Beneficiile unei evaluări de impact asupra protecției datelor

Realizarea unei evaluări de impact pentru protecția datelor nu este o obligație a persoanei desemnate ca DPO. Acesta este o activitate de echipă, cu participanți din toate liniile de business. DPO poate coordona procesul de evaluare, poate face recomandări și trebuie să asigure alinierea la cerințele de conformitate. După elaborare, rolul DPO este acela de a ajuta organizația să folosească evaluarea de impact ca pe un instrument de conformare cu protecția datelor personale.

Chiar dacă efectuarea unui studiu de impact nu este o cerință legală, în anumite conjuncturi, autoritatea națională sau teritorială de supraveghere poate adresa o cerere oricărei organizații să realizeze o evaluare DPIA. Totodată, o evaluare de impact PIA, poate fi modul cel mai eficient pentru o organizație de a demonstra autorității de supraveghere modul în care prelucrarea datelor personale respectă cerințele de securitate și confidențialitate. În același timp, posesorii datelor personale pot fi asigurați că organizațiile care procesează informațiile lor urmează cele mai bune practici de securitate și confidențialitate. Un proiect care a fost supus unei evaluări PIA ar trebui să fie garantat ca un proces care are cele mai puțin ridicate riscuri de afectare intruzivă a datelor personale.

Un al doilea beneficiu pentru persoanele fizice este acela că PIA ar trebui să se asigure transparența în procesul de comunicare și de cunoaștere a modului în care sunt utilizate informațiile personale. Realizarea și publicarea unui raport de evaluare PIA va ajuta orice organizație să construiască relații de încredere cu oamenii care folosesc serviciile lor. Acțiunile întreprinse în timpul și după ce procesul de evaluare pot îmbunătăți experiența organizațiilor în relațiile de înțelegere cu clienții lor.

Nu trebuie desconsiderate beneficiile financiare pe care le poate aduce efectuarea unei evaluări de impact. Orice identificarea a unei probleme, într-o fază cât mai timpurie, va necesita o soluție mai puțin costisitoare. O evaluare de impact poate reduce, de asemenea, costurile unui proiect, prin minimizarea cantității de informații colectate, procesate și stocate.

În general, utilizarea consistentă a unei evaluări de impact va spori gradul de conștientizare a problemelor de confidențialitate și de protecție a datelor în cadrul unei organizații. Asta ne asigură că toți cei implicați în procesul de prelucrare sunt conștienți de importanța înțelegerii și păstrării acestor norme, încă din primele etape ale unui proiect.

Advertisements

GDPR explicitat (7): Dreptul la portabilitatea datelor, obiecții și luarea automată a deciziilor

Articol publicat pe siteul cloud☁mania în data de  02 August  2017. Autor: Radu Crahmaliuc

Noul regulament pe care îl discutam sub titulatura generica de GDPR vine cu unele drepturi noi pentru indivizi și consolidează unele dintre drepturile care existau deja in Legislația Europeana. GDPR oferă persoanelor fizice vizate de prelucrarea datelor cu caracter personal următoarele drepturi generale: Dreptul de a fi informat, de acces, de rectificare, de ștergere,  de a restricționa procesarea, dreptul la portabilitatea datelor,  la obiecții, precum și drepturi legate de luarea automatizată de decizii și profilare.

Iată-ne ajunși la cel de-al 7-lea articol din seria GDPR Explicitat. După ce în articolul precedent am prezentat și comentat dreptul de acces, rectificare, ștergere sau restricționare, continuăm cu prezentarea drepturilor și a excepțiilor legate de dreptul la portabilitatea datelor, dreptul la obiecție și dreptul de a decide dacă datele personale pot fi incluse în operațiuni de prelucrare automatizată și profilare.

Dreptul la portabilitatea datelor

Dreptul la portabilitatea datelor permite persoanelor să obțină și să reutilizeze datele lor personale în scopuri proprii în cadrul diferitelor servicii. Acest drept permite mutarea, copierea sau transferul datele personale cu ușurință de la un mediu IT la altul, într-un mod sigur. Multe organizații europene oferă deja servicii de portabilitate a datelor, care permit persoanelor interesate să  vizualizeze, să acceseze și să utilizeze datele personale de consum și tranzacții într-un mod portabil și sigur. Mai mult, există operatori internaționali care permit consumatorilor să profite de aplicații și servicii care pot utiliza aceste date pentru a le găsi o afacere mai bună sau pentru a le ajuta să-și înțeleagă obiceiurile de cheltuieli.

Conform Articolului 20, persoana vizată are dreptul să transmită date cu caracter personal altui operator de date. Operatorul de date trebuie să furnizeze persoanei vizate o copie a datelor cu caracter personal într-un format structurat, utilizat în mod obișnuit și care poate fi citit automat. Mai mult, operatorul de date nu trebuie să împiedice transmiterea datelor cu caracter personal unui nou operator de date.

Dreptul de portabilitate a datelor se aplică numai în cazul în care:

  • datele sunt procesate prin mijloace automate;
  • persoana vizată a dat consimțământul pentru prelucrare;
  • prelucrarea este necesară pentru a îndeplini condițiile stipulate printr-un contract.

Ce trebuie să facem pentru a asigura conformitatea cu acest drept? La solicitarea explicită a persoanei vizate trebuie să furnizăm datele personale într-o formă structurată, utilizată frecvent și care poate fi citită în mod automatizat.  Formatele deschise includ fișierele CSV. Prin intermediul unei mașini de citire se înțelege că informațiile sunt structurate astfel încât software-ul să poată extrage elemente specifice ale datelor. Acest lucru permite altor organizații să utilizeze datele. Informațiile trebuie furnizate gratuit.

Este posibil să ni se solicite să transmitem datele direct unei alte organizații, dacă acest lucru este fezabil din punct de vedere tehnic. Cu toate acestea, nu suntem obligați să adoptăm sau să menținem sisteme de procesare care sunt compatibile din punct de vedere tehnic cu alte organizații. Dacă datele personale se referă la mai multe persoane, trebuie să verificăm dacă furnizarea informațiilor ar aduce atingere drepturilor oricărei alte persoane.

În cât timp trebuie să răspundem solicitărilor de portare? Avem la dispoziție, fără întârzieri nejustificate, o perioadă de o lună, de la primirea solicitării. În cazul în care primim o cerere mai complexă, care include și alte tipuri de solicitări, timpul de răspuns poate ajunge la două luni. În cazul în care, din diferite motive, nu putem să furnizăm un răspuns la o cerere, trebuie să explicăm solicitantului că are dreptul de a se plânge autorității de supraveghere și de a deschide o cale de atac, fără întârzieri nejustificate și cel mult într-o lună.

Pentru o mai buna informare despre Dreptul la portabilitatea datelor, cititi si indrumarul “Guidelines on the right to data portability” realizat de Grupul de lucru ARTICLE 29 DATA PROTECTION si publicat si pe site-ul ANSPDCP la sectiunea Ghiduri ale Grupului de Lucru Art.29. 

Dreptul de a ridica obiecții

Unul dintre principalele drepturi ale persoanei vizate, stipulate de GDPR este dreptul la obiecții sau de a se opune anumitor tipuri de prelucrări.

Care sunt aceste tipuri de prelucrări ale persoanelor vizate? Conform Articolului 21 persoana vizată are dreptul de a se opune la:

  • prelucrarea datelor personale în scopuri de marketing direct;
  • prelucrarea datelor pentru realizarea de profiluri;
  • prelucrarea datelor prin mijloace automate;
  • prelucrarea în scopuri științifice sau istorice.

Situațiile de excepție care anulează dreptul la obiecții al persoanelor vizate apar atunci când, în calitatea de operator de date personale, putem să demonstrăm că există motive legitime convingătoare pentru susținerea prelucrării, care depășesc interesele, drepturile și libertățile persoanei vizate. Alte situații de excepție sunt motivate de stabilirea, exercitarea sau apărarea unor revendicări legale sau în situațiile în care prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini de interes public.

Haideți să discutăm puțin câteva dintre aceste situații de excepție.

Dacă scopul primar al procesării datelor personale este de natură legală sau în interesul legitim al organizației noastre – în momentul în care primim vreo obiecție legată de natura acestor procesări, trebuie să încetăm prelucrarea datelor respective numai dacă nu putem demonstra cu claritate că prelucrarea se face pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea revendicărilor legale. Toate acestea trebuie explicate clar și concis persoanei vizate care a ridica vreo obiecție.

Dacă facem procesarea de date personale în scop de marketing direct, trebuie să încetăm orice operațiune de prelucrare de îndată ce primim o obiecție. În aceste situații nu există excepții sau motive de refuz pentru luarea în considerare a unei obiecții. Trebuie să răspundem obiecțiilor împotriva procesării în scopuri de marketing direct cât mai rapid și în mod gratuit. Chiar dacă în anumite circumstanțe a exist un consimțământ inițial pentru prelucrarea datelor, ridicarea unei obiecții explicite pentru interzicerea prelucrării datelor personale în scopuri de marketing direct trebuie acceptată fără întârziere și comunicată persoanei vizate ”în mod clar și separat de orice altă informație”. Toate aceste condiții trebuie stipulate de la bun început, chiar prin contractual de confidențialitate.

Dacă procesăm date personale în scopuri legate de cercetare științifică sau istorică, sau în scopuri statistice, persoanele fizice trebuie să aibă “motive legate de situația lor particulară” pentru a-și exercita dreptul de a se opune prelucrării în scopuri de cercetare. Dacă scopul principal al proiectului de cercetare este legat în mod direct de îndeplinirea unei sarcini de interes public, nu suntem obligați să ne conformăm unei obiecții față de prelucrarea datelor. Evident că această situație și motivarea clară și precisă a naturii cercetării trebuie comunicate în cel mai scurt timp persoanei vizate care s-a opus prelucrării.

Drepturi legate de luarea automată a deciziilor și profilare

Iată o categorie specială de drepturi, prezentă în legislația anterioară dar mult mai bine explicitată prin noul Regulament  GDPR, care oferă persoanelor fizice garanții împotriva riscului ca o decizie potențial dăunătoare să fie luată fără intervenția omului.

Ce avem de făcut pentru asigurarea conformității cu acest drept? Nu trebuie decât să identificăm  dacă oricare dintre operațiunile noastre de procesare include un proces automat de luare a deciziilor și, bineînțeles, trebuie să ne actualizăm procedurile,  pentru a răspunde cerințelor GDPR.

Când se aplică acest drept? Conform Articolului 22, persoanele fizice au dreptul de a nu face obiectul unei decizii atunci când aceasta se bazează pe prelucrarea automată și poate produce un efect juridic sau un efect semnificativ similar asupra individului.

Dreptul se aplică tuturor deciziilor automate? Nu. Dreptul nu se aplică în cazul în care decizia:

  • este necesară pentru încheierea sau executarea unui contract între dvs. și persoana fizică;
  • este autorizată prin lege (de exemplu, în scopuri de fraudă sau prevenirea evaziunii fiscale)
  • pe baza consimțământului explicit. (Articolul 9, Alineatul (2));
  • atunci când o decizie nu are un efect legal sau similar semnificativ asupra unei persoane.

Ce reprezintă profilarea, în viziunea GDPR?

GDPR definește profilarea ca orice formă de procesare automată destinată să evalueze anumite aspecte personale ale unei persoane, în special pentru a le analiza sau a prezice:

  • performanța la locul de muncă;
  • situația economică;
  • starea de sănătate;
  • preferințele personale;
  • fiabilitatea;
  • comportamentul;
  • locația
  • deplasările.

La prelucrarea datelor cu caracter personal în scopuri de realizare a unui profil, trebuie să ne asigurăm că există garanții adecvate și să respectăm o serie de proceduri:

  • Trebuie mai întâi să ne asigurăm că procesarea este corectă și transparentă prin furnizarea de informații semnificative despre logica implicată, precum și despre semnificația și consecințele avute în vedere;
  • De preferat să folosim procedurile matematice sau statistice adecvate pentru profilare;
  • Se recomandă implementarea măsurilor tehnice și organizatorice adecvate care să ne permită remedierea erorilor și minimizarea riscului de eroare;
  • Trebuie să asigurăm datele personale într-o manieră proporțională cu riscul pentru interesele și drepturile individului și să prevenim efectele discriminatorii.

GDPR explicitat (9): Data protection by design and by default

Articol publicat pe siteul cloud☁mania în data de  20 Septembrie  2017. Autor: Radu Crahmaliuc

În cadrul GDPR, aveți obligația generală de a implementa măsuri tehnice și organizatorice care să arate că ați luat în considerare și că integrați protecția datelor în activitățile dvs. de procesare. Confidențialitatea prin design este o abordare care a fost de mult timp și va fi întotdeauna o cerință implicită a principiilor pe care toți operatorii de date personale și le asumă în mod constant.  

“Design is a funny word. Some people think design is how it looks. But of course, if you dig deeper, it’s really how it works.”  Steve Jobs

Ce este “confidențialitatea prin design”?

Confidențialitatea prin design este o abordare a proiectelor care promovează respectarea vieții private și protecția datelor încă de la început, de la proiectarea bazelor de date și a sistemelor de calcul. Din nefericire, în practică s-a văzut că aceste  aspecte sunt de cele mai multe ori asumate ca o gândire ulterioară sau ignorate cu totul. Deși această abordare nu a fost o cerință esențială a Legii privind protecția datelor, prin includerea sa distinctă în noul Regulament, ea va ajuta organizațiile să își respecte obligațiile care le revin în temeiul legislației.

GDPR încurajează organizațiile să se asigure că protecția vieții private și a datelor reprezintă un element-cheie în primele etape ale oricărui proiect și apoi pe tot parcursul ciclului său de viață. Iată câteva exemple:

  • crearea de noi sisteme IT pentru stocarea sau accesarea datelor cu caracter personal;
  • elaborarea de reguli, politici sau strategii care au implicații asupra vieții private;
  • lansarea unei inițiative de partajare a datelor;
  • folosirea seturilor de date pentru alte scopuri, decât cele avute în vedere inițial.

Beneficiile adoptării unei abordări “confidențialitate prin design”

O abordare privind confidențialitatea prin design este în primul rând un instrument esențial în reducerea riscurilor de confidențialitate și de construire a încrederii. Designul proiectelor, proceselor, produselor sau sistemelor plecând de la premisa asigurării confidențialității încă de la început poate aduce beneficii care includ:

  • Problemele potențiale sunt identificate într-un stadiu incipient, când abordarea acestora va fi adesea mai simplă și mai puțin costisitoare;
  • Creșterea gradului de conștientizare a vieții private și a protecției datelor într-o organizație;
  • Organizațiile sunt mult mai probabil să-și îndeplinească obligațiile legale și mai puțin susceptibile de a încălca Legea privind protecția datelor;
  • Este puțin probabil ca acțiunile să fie invazive și să aibă un impact negativ asupra persoanelor.

”Ținând seama de stadiul actual al tehnicii, costul implementării și natura, scopul, contextul și scopurile prelucrării, precum și riscurile de variație a probabilității și gravității drepturilor și libertăților persoanelor fizice create de procesare, controlorul atât în momentul determinării mijloacelor de procesare, cât și în momentul procesării propriu-zise, pun în aplicare măsuri tehnice și organizatorice adecvate, cum ar fi pseudonimizarea, care sunt concepute pentru a pune în aplicare principiile de protecție a datelor, cum ar fi minimizarea datelor, o manieră eficientă și integrarea garanțiilor necesare în prelucrare pentru a îndeplini cerințele prezentului regulament și pentru a proteja drepturile persoanelor vizate.” GDPR, Articolul 25, Alineatul 1.

Conform Articolului 25, operatorii trebuie să adopte măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a se asigura că, în mod implicit, sunt prelucrate numai datele cu caracter personal care sunt necesare pentru fiecare scop specific al prelucrării. Această obligație se aplică:

  • cantității de date cu caracter personal colectate
  • amplorii prelucrării acestora;
  • perioadei de stocare asumate;
  • accesibilității datelor personale.

Astfel de măsuri trebuie să garanteze în mod special faptul că, în mod prestabilit, datele cu caracter personal nu sunt accesibile fără intervenția unei persoanei fizice unui număr nedeterminat de persoane fizice. Cu alte cuvinte, toți operatorii trebuie să adopte reguli clare, bazate pe politici  de acces la datele cu caracter personal.

Nimic nou sub soare

Ceea ce se știe destul de puțin este că ”Privacy by Design” este un concept care a fost dezvoltat încă de la sfârșitul anilor ’90 de către dr. Ann Cavoukian – comisar pentru informare și protecția vieții private din Ontario, Canada. Confidențialitatea prin design avansează opinia că viitorul vieții private nu poate fi asigurat numai prin respectarea legislației și a cadrelor de reglementare. Asigurarea confidențialității trebuie să devină un mod de funcționare implicit al unei organizații. Cadrul “Confidențialitatea prin design” folosește o abordare caracterizată prin măsuri proactive mai degrabă decât reactive. Ea anticipează și împiedică evenimentele invazive de confidențialitate înainte ca acestea să se întâmple. Confidențialitatea prin design nu așteaptă să se materializeze riscurile de confidențialitate și nici nu oferă remedii pentru soluționarea încălcărilor vieții private după ce au avut loc. Ci are ca scop prevenirea apariției acestora. Pe scurt, confidențialitatea prin design vine înainte de fapte, nu după.

Seriozitatea, claritatea și mai ales larga capacitate de adopție a programului Privacy by Design a determinat Comisia Europeană să îl încorporeze ca abordare în Regulamentul general privind protecția datelor. Respectând această abordare, procesatorii de date și proiectanții de sisteme informatice pot să își elaboreze ofertele prin minimizarea datelor colectate și alegerea celor mai eficiente setări de protecție a datelor. Prin respectarea puternicului principiu al limitării scopului. Se garantează faptul că vor fi prelucrate numai datele necesare pentru furnizarea unui serviciu.

Cele 7 principii fundamentale ale confidențialității prin design

De la adoptarea acestei rezoluții internaționale, cele 7 principii fundamentale ale confidențialității prin design au fost traduse în 31 de limbi oficiale și s-au dovedit  o resursă valoroasă pentru organizații din întreaga lume..  Obiectivele de confidențialitate prin design – asigurarea protecției vieții private și obținerea controlului personal asupra informațiilor proprii și, pentru organizații, obținerea unui avantaj competitiv durabil – pot fi realizate prin respectarea celor 7 Principii Fundamentale:

  1. Proactiv nu Reactiv – Adică prevenire, nu remediu. Abordarea privind confidențialitatea prin design se caracterizează prin măsuri proactive mai degrabă decât reactive. Ea anticipează și împiedică evenimentele invazive de confidențialitate, înainte ca acestea să se întâmple. Confidențialitatea prin design nu așteaptă să se materializeze riscurile de confidențialitate și nici nu oferă remedii pentru soluționarea încălcărilor vieții private după ce acestea au avut loc. Are ca scop prevenirea apariției acestora. Pe scurt, confidențialitatea prin design vine înainte de fapte, nu după;
  2. Confidențialitatea ca setare implicită – Singurele care ne pot face să putem fi siguri de un lucru sunt regulile implicite! Confidențialitatea prin design urmărește să asigure un nivel maxim de confidențialitate, asigurând protecția automată a datelor cu caracter personal în orice sistem IT sau practică de afaceri. Dacă un individ nu face nimic, intimitatea lui rămâne în continuare intactă. Nu este necesară nicio acțiune din partea individului pentru a-și proteja confidențialitatea – aceasta este implicit protejată de sistem;
  3. Confidențialitatea încorporată în design – Astfel confidențialitatea este încorporată în designul și arhitectura sistemelor informatice și a practicilor de afaceri. Nu este poziționată ca un add-on. Doar așa confidențialitatea devine o componentă esențială a funcțiilor de bază furnizate. Confidențialitatea este parte integrantă a sistemului, fără a diminua funcționalitatea;
  4. Funcționalitatea completă – Se urmărește o adaptare a tuturor intereselor și obiectivelor legitime într-o manieră profitabilă de tip ”sumă pozitivă”, nu printr-o abordare de tip ”rezultat cumulat zero”, în cazul în care sunt adoptate compromisuri inutile. Confidențialitatea prin design evită pretenția unor dihotomii false, cum ar fi confidențialitatea vs. securitatea – demonstrând că este posibil să obținem
  5. Securitatea end-to-end – protecția completă, pe toată durata ciclului de viață. Confidențialitatea prin proiect, care a fost încorporată în sistem înainte de primirea primului element de informație, se extinde în mod sigur pe întreaga durată de viață a datelor implicate – garantând intimitate, de la început până la sfârșit. Acest lucru ne asigură că toate datele sunt păstrate în siguranță și apoi distruse în siguranță la sfârșitul procesului, în timp util.
  6. Vizibilitate și transparență – Confidențialitatea prin design urmărește să asigure toate părțile interesate că, indiferent de practica comercială sau tehnologia implicată, funcționează în conformitate cu promisiunile și obiectivele menționate, supuse verificării independente. Componentele și operațiunile sale rămân vizibile și transparente, atât pentru utilizatori, cât și pentru furnizori. Cu alte cuvinte ”Crede și ține minte, dar nu uita să și verifici…”
  7. Respectarea confidențialității utilizatorilor – Mai presus de toate, confidențialitatea prin proiectare cere arhitecților și operatorilor să protejeze interesele individului, oferind astfel de măsuri care susțin implicațiile puternice de confidențialitate, recomandă notificarea corespunzătoare și respectarea opțiunilor cele mai prietenoase pentru utilizator. Țineți-l pe utilizator de partea voastră.

GDPR explicitat (8): Responsabilitatea și guvernanța în noua viziune

Articol publicat pe siteul cloud☁mania în data de  15 Septembrie  2017. Autor: Radu Crahmaliuc

Noul regulament pe care îl discutam sub titulatura generica de GDPR vine cu o nouă viziune asupra responsabilității pe care trebuie să și-o asume operatorii de date personale. În timp ce principiile responsabilității și transparenței au fost anterior cerințele implicite ale legii privind protecția datelor, noua viziune a GDPR le extinde mult semnificația. În noul model de responsabilitate operatorii de date personale nu numai ca trebuie să respecte responsabiltatea pe care și-o asumă, dar trebie să și demonstreze faptul că sunt abilitați să își asume această responsabilitate. 

Iată-ne ajunși la cel de-al 8-lea articol din seria GDPR Explicitat. După ce în articolul precedent am prezentat și comentat dreptul la portabilitatea datelor, dreptul la obiecție și drepturile legate de luarea automată a deciziilor și profilare,  continuăm cu prezentarea de informații privitoare la noul model de responsabilitate și guvernanță  în viziunea GDPR.

În esență, GDPR include prevederi care promovează responsabilitatea și guvernanța. Acestea completează cerințele de transparență ale GDPR discutate de noi încă din articolul: ”GDPR explicitat (3): Respectați principiile și demonstrați-vă conformitatea activităților” https://cloudmania2013.com/2017/07/10/gdpr-explicitat-respectati-principiile-si-demonstrati-va-conformitatea-activitatilor/

Am facut acolo un prim comentariu despre principiul responsabilității. GDPR vă cere nu numai să respectați principiile – de exemplu, prin documentarea deciziilor luate cu privire la o activitate de procesare, ci și să demonstrați oricând această responsabilitate. Dar, în opinia mea, noțiunea de ”accountability”, introdusă în textul original al GDPR  înseamnă puțin mai mult decât o simplă ”responsabilitate”. Descrierea Cambridge English Dictionary e concludentă pentru asta: ”Someone who is accountable is completely responsible for what they do and must be able to give a satisfactory reason for it”

În timp ce principiile responsabilității și transparenței au fost anterior cerințele implicite ale legii privind protecția datelor, noua viziune a GDPR le extinde mult semnificația. În noul model de responsabilitate operatorii de date personale nu numai ca trebuie să respecte responsabilitatea pe care și-o asumă, dar trebuie să și demonstreze faptul că sunt abilitați să își asume această responsabilitate.  Se așteaptă să se instituie măsuri de guvernanță cuprinzătoare, dar proporționale.

Instrumentele de bună practică pe care organismele europene de reglementare le-au susținut de mult timp, cum ar fi evaluările impactului asupra vieții private și viața privată după proiectarea procesarii datelor, sunt acum cerute din punct de vedere legal în anumite circumstanțe.

În cele din urmă, aceste măsuri ar trebui să minimizeze riscul de încălcare și să susțină protecția datelor cu caracter personal. Practic, acest lucru ar însemna mai multe politici și proceduri pentru organizații, deși multe organizații vor avea deja măsuri de bună guvernanță.

În ce constă principiul responsabilității?

Noul principiu de responsabilitate prevăzut la Articolul 5, Alineatul (2) impune să demonstrați că respectați principiile și să menționați în mod explicit că aceasta este responsabilitatea dvs.

Cum pot să îmi demonstrez responsabilitatea? Lucrurile nu trebuie sa fie foarte complicate, atâta timp cât se respectă o serie de proceduri de implementare a măsurilor tehnice și organizatorice adecvate care să asigure și să demonstreze că vă conformați. Acestea pot include politici interne de protecție a datelor, cum ar fi formarea personalului, audituri interne ale activităților de prelucrare și revizuiri ale politicilor interne în materie de resurse umane.

Iată o serie de recomandări:

  • Mențineți o documentația relevantă privind activitățile de procesare a datelor cu caracter persoanal;
  • Dacă este cazul, numiți un ofițer de protecție a datelor – vom discuta într-un articol viitor despre situațiile în care se recomandă numirea unui DPO.
  • Implementați măsurile care respectă principiile protecției datelor prin proiectare și protecția datelor în mod implicit (data protection by design and by defaut)

Aceste măsuri ar trebui să includă:

  • Minimizarea datelor;
  • Pseudonimizarea;
  • Transparență;
  • Transparență în monitorizarea procesării;
  • Crearea și îmbunătățirea funcțiilor de securitate în mod continuu;
  • Evaluări de impact privind protecția datelor;
  • Respectarea codurilor de conduită aprobate și / sau sistemele de certificare.

 

Evidența activităților de prelucrare

Aceasta este prima procedură care trebuie inițiată, indiferent de profilul dvs de activitate sau natura datelor personale și scopul prelucrării acestora. În oricare dintre situații aveți obligația de a furniza politici de confidențialitate complete, clare și transparente. Dacă organizația dvs. are mai mult de 250 de angajați, trebuie să păstrați înregistrări interne suplimentare ale activităților de procesare.

În cazul în care organizația dvs. are mai puțin de 250 de angajați, sunteți obligat să păstrați doar evidența activităților legate de prelucrarea datelor cu risc sporit, cum ar fi:

  • prelucrarea datelor cu caracter personal care ar putea duce la un risc pentru drepturile și libertățile individului;
  • procesarea unor categorii speciale de date, precum condamnări și infracțiuni penale.

De ce trebuie să înregistrăm tot ceea ce prelucrăm?

Cea mai elementară procedură internă este  înregistrarea și păstrarea evidenței oricărei activități de procesare. Conform Articolului 30, Alineatul 1 trebuie să înregistrați și să aveți o evidență clară a următoarele informații:

  • numele şi datele de contact ale operatorului şi, după caz, ale operatorului asociat, ale reprezentantului operatorului şi ale responsabilului cu protecţia datelor;
  • scopurile prelucrării;
  • descriere a categoriilor de persoane vizate şi a categoriilor de date cu caracter personal;
  • categoriile de destinatari cărora le-au fost sau le vor fi divulgate datele cu caracter personal, inclusiv destinatarii din ţări terţe sau organizaţii internaţionale;
  • dacă este cazul, transferurile de date cu caracter personal către o ţară terţă sau o organizaţie internaţională, inclusiv identificarea ţării terţe sau a organizaţiei internaţionale respective şi, în cazul transferurilor menţionate la articolul 49 alineatul (1) al doilea paragraf, documentaţia care dovedeşte existenţa unor garanţii adecvate;
  • acolo unde este posibil, termenele-limită preconizate pentru ştergerea diferitelor categorii de date;
  • acolo unde este posibil, o descriere generală a măsurilor tehnice şi organizatorice de securitate menţionate la articolul 32 alineatul (1).

După intrarea în vigoare a noului Regulament este posibil să vi se solicite ca aceste înregistrări să fie puse la dispoziția autorității de supraveghere competente în cazul unei investigații. În vederea demonstrării conformităţii cu prezentul regulament, operatorul sau persoana împuternicită de operator ar trebui să păstreze evidenţe ale activităţilor de prelucrare aflate în responsabilitatea sa.

Fiecare operator şi fiecare persoană împuternicită de operator ar trebui să aibă obligaţia de a coopera cu autoritatea de supraveghere şi de a pune la dispoziţia acesteia, la cerere, aceste evidenţe, pentru a putea fi utilizate în scopul monitorizării operaţiunilor de prelucrare respective. Conform Articolului 30, Alineatul 2, aceste evidențe trebuie să includă:

  • numele şi datele de contact ale persoanei sau persoanelor împuternicite de operator şi ale fiecărui operator în numele căruia acţionează această persoană (aceste persoane), precum şi ale reprezentantului operatorului sau al persoanei împuternicite de operator, după caz;
  • categoriile de activităţi de prelucrare desfăşurate în numele fiecărui operator;
  • dacă este cazul, transferurile de date cu caracter personal către o ţară terţă sau o organizaţie internaţională, inclusiv identificarea ţării terţe sau a organizaţiei internaţionale respective şi, în cazul transferurilor prevăzute la articolul 49 alineatul (1) al doilea paragraf, documentaţia care dovedeşte existenţa unor garanţii adecvate;
  • acolo unde este posibil, o descriere generală a măsurilor tehnice şi organizatorice de securitate menţionate la articolul 32 alineatul (1).

Evidenţele menţionate la alineatele (1) şi (2) se formulează în scris, inclusiv în format electronic. Operatorul sau persoana împuternicită de acesta, precum şi, după caz, reprezentantul operatorului sau al persoanei împuternicite de operator pun evidenţele la dispoziţia autorităţii de supraveghere, la cererea acesteia.

De reținut că obligaţiile menţionate la alineatele 1 şi 2 nu se aplică unei întreprinderi sau organizaţii cu mai puţin de 250 de angajaţi, cu excepţia cazului în care prelucrarea pe care o efectuează este susceptibilă să genereze un risc pentru drepturile şi libertăţile persoanelor vizate, prelucrarea nu este ocazională sau prelucrarea include categorii speciale de date, astfel cum se prevede la Articolul 9, Alineatul 1, sau date cu caracter personal referitoare la condamnări penale şi infracţiuni, cum se menţionează la Articolul 10.

GDPR explicitat (6): Dreptul de acces, rectificare, ștergere sau restricționare

Articol publicat pe siteul cloud☁mania în data de  02 August  2017

Noul regulament pe care noi îl discutam sub titulatura generica de GDPR vine cu unele drepturi noi pentru indivizi și consolidează unele dintre drepturile care existau deja in Legislația Europeana.  GDPR oferă persoanelor fizice vizate de prelucrarea datelor cu caracter personal următoarele drepturi generale: Dreptul de a fi informat, de acces, de rectificare, de ștergere,  de a restricționa procesarea, dreptul la portabilitatea datelor,  la obiect, precum și drepturi legate de luarea de decizii automatizate și de profilare.

După ce în articolul precedent am prezentat și comentat dreptul de a fi informat și transparența comunicării, continuăm trecerea în revistă a celorlalte drepturi.

Dreptul de acces

Ce informații poate o persoană să ne solicite conform GDPR?

Conform GDPR orice persoană vizată poate solicita dreptul de acces la datele personale, în anumite condiții.  În mare aceste drepturi se regăsesc și în prevederile legislației anterioare.

Astfel, potrivit Articolului 15: ”Dreptul de acces de către persoana vizată”, pot fi solicitate următoarele tipuri de  informații:

  • care e scopul prelucrării datelor personale?
  • ce categorii de date cu caracter personal sunt în cauză;
  • care sunt destinatarii cărora le-au fost furnizate datele cu caracter personal;
  • care este perioada pentru care vor fi stocate datele cu caracter personal;
  • dreptul la rectificare, ștergere, obiecție sau restricție;
  • dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere;
  • în cazul în care datele cu caracter personal nu sunt colectate de la persoana vizată, orice informații disponibile cu privire la originea lor.

Care este scopul asigurării dreptului de acces?

În noua formulare, GDPR preia în mare parte prevederile existente, în virtutea faptului că orice persoană vizată trebuie să aibă drept de acces la datele cu caracter personal colectate care o privesc şi ar trebui să îşi exercite acest drept cu uşurinţă şi la intervale de timp rezonabile, pentru a fi informată cu privire la prelucrare şi pentru a verifica legalitatea acesteia. Acest lucru include dreptul persoanelor vizate de a avea acces la datele privind sănătatea, de exemplu datele din registrele medicale conţinând informaţii precum diagnostice, rezultate ale examinărilor, evaluări ale medicilor curanţi şi orice tratament sau intervenţie efectuată.

Orice persoană vizată trebuie să aibă dreptul de a cunoaşte şi de a i se comunica în special scopurile în care sunt prelucrate datele, și dacă este posibil, perioada pentru care se prelucrează datele cu caracter personal, destinatarii datelor cu caracter personal, logica de prelucrare automată a datelor şi, cel puţin în cazul în care se bazează pe crearea de profiluri, consecinţele unei astfel de prelucrări.

Putem percepe vreo taxă pentru furnizarea datelor?

Vechile prevederi ale Legi 677/ 2001 arătau că o persoană putea solicita accesul la date în mod gratuit doar o data pe an. Actualul regulament nu specifică perceperea vreunei taxe, dar lasă libertatea fiecărui membru UE să stabilească în ce condiții pot fi percepute anumite taxe, mai ales când implică un volum considerabil de lucru din partea operatorului sau atunci când o cerere este vădit nefondată, excesivă sau repetitivă.

În cât timp trebuie să furnizăm informațiile solicitate?

Regulamentul oferă operatorilor o perioadă rezonabilă de până la o lună pentru a răspunde  solicitărilor de acces la datele personale. În anumite situații, acest termen poate fi prelungit cu încă o lună, dar suntem obligați în acest caz să anunțăm persoanele vizate de această prelungire, cu justificările de rigoare în termen de cel mult o lună de la primirea solicitării.

Cum putem furniza  informațiile?

În mod normal, trebuie să verificăm mai întâi identitatea persoanei care depune cererea, folosind „mijloace rezonabile“. În cazul în care cererea se face electronic, ar trebui să furnizăm informațiile tot într-un format electronic utilizat în mod obișnuit. Față de prevederile anterioare, GDPR vine cu o idee inovatoare: acolo unde este posibil, noi ca operatori de date ar trebui să putem furniza acces de la distanţă la un sistem sigur, care să ofere persoanei vizate acces direct la datele sale cu caracter personal. Acest drept nu ar trebui să aducă atingere drepturilor sau libertăţilor altora, inclusiv secretului comercial sau proprietăţii intelectuale şi, în special, drepturilor de autor care asigură protecţia programelor software (GDPR – Considerentul 63). Deși acest tip de acces nu este posibil în toate cazurile, există unele sectoare în care acest lucru ar fi posibil, prin integrarea în sistemele CRM.

Dreptul la rectificare

Ce este dreptul la rectificare?

Conform Articolului 16: ”Dreptul la rectificare” ”Persoana vizată are dreptul de a obţine de la operator, fără întârzieri nejustificate, rectificarea datelor cu caracter personal inexacte care o privesc. Ţinându-se seama de scopurile în care au fost prelucrate datele, persoana vizată are dreptul de a obţine completarea datelor cu caracter personal care sunt incomplete, inclusiv prin furnizarea unei declaraţii suplimentare.”

Când pot fi rectificate datele personale?

Persoanele vizate au dreptul de a ne solicita rectificarea datelor personale, în cazul în care acestea sunt inexacte sau incomplete și în special când datele personale nu au fost colectate direct. Perioada de timp alocată de regulament pentru rectificarea datelor este de maxim o lună, cu posibilitatea extinderii la două luni, în condiții speciale. În cazul în care nu se iau măsuri ca răspuns la o cerere de rectificare, trebuie să ca persoana vizată să fie informată de cauzele speciale existente  și în cazul în care nu se ajunge la o înțelegere, trebuie să știe că are dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere și la o cale de atac.

Dreptul la ștergere sau ”Dreptul de a fi uitat”

Ce este dreptul la ștergere?

Dreptul la ștergerea datelor personale face parte din noile prevederi introduse de GDPR. Cunoscut în special ca „dreptul de a fi uitat“, acesta se bazează pe principiul de a garanta oricărui individ libertatea de a  face ce vrea cu datele sale personale, inclusiv de a le șterge, dacă nu există un motiv convingător sau special pentru continuarea procesării și stocării acestora.

Când ni se poate solicita dreptul la ștergere?

Conform Articolului 17, Alineatul 1: Dreptul la ștergerea datelor (“dreptul de a fi uitat”), persoana vizată are dreptul de a obţine din partea operatorului ştergerea datelor cu caracter personal, fără întârzieri nejustificate, iar noi ca operatori avem obligaţia de a şterge datele cu caracter personal, în cazul în care există unul dintre motivele:

  • datele nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care au fost colectate sau prelucrate;
  • persoana vizată îşi retrage consimţământul pe baza căruia are loc prelucrarea;
  • persoana vizată se opune prelucrării în temeiul articolului 21 alineatul (1) dreptul la opoziție
  • există neclarități legate de legalitatea prelucrării datelor cu caracter personal;
  • datele trebuie şterse pentru respectarea unei obligaţii legale care revine operatorului;
  • datele cu caracter personal aparțin unor copii, cu vârsta sub 16 ani.

În Articolul 17, Alineatul 2 se ia în discuție cazul în care operatorul a făcut publice datele cu caracter personal şi este obligat, în temeiul alineatului (1), să le şteargă. Ce trebuie să facem în acest caz? În funcție de tehnologia disponibilă şi de costul implementării, trebuie să luăm ”măsuri rezonabile”, inclusiv măsuri tehnice, pentru a informa toți procesatorii care prelucrează datele cu caracter personal că persoana vizată a solicitat ştergerea de către aceşti operatori a oricăror linkuri către datele respective sau a oricăror copii sau reproduceri ale acestor date cu caracter personal.

Trebuie să mai reținem faptul că dreptul la ștergere nu asigură și o aplicare absolută a „dreptului de a fi uitat“. Persoanele fizice au dreptul de a dispune cum doresc de datele cu caracter personal șterse, le pot încredința unui alt operator, le pot actualiza și pregăti pentru alte tipuri de prelucrări.

Când putem refuza să dăm curs unei cereri de ștergere a datelor?

Situațiile în care prevederile de la Alineatele 1 și 2 nu se aplică sunt explicitate la Alineatul 3, unde se consideră ca situații de excepție cele în care prelucrarea este necesară pentru:

  • exercitarea dreptului la liberă exprimare şi la informare;
  • respectarea unei obligaţii legale;
  • motive de interes public în domeniul sănătăţii publice (Articolul 9, Alineatul 2, Literele h şi i și Articolul 9, Alineatul 3);
  • scopuri de arhivare în interes public, cercetare ştiinţifică sau istorică ori în scopuri statistice (Articolul 89, Alineatul 1);
  • constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanţă.

Dreptul la restricționare

Când ni se poate solicita dreptul la restricționarea prelucrării?

Conform Articolului 18: Dreptul la restricţionarea prelucrării, persoana vizată are dreptul de a obţine din partea operatorului restricţionarea prelucrării într-unul dintre cazurile:

  • se contestă exactitatea datelor, pentru o perioadă care ne permite ca operator să verificăm exactitatea datelor în cauză;
  • prelucrarea este ilegală, iar persoana vizată se opune ştergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restricţionarea utilizării lor;
  • ca operatori nu mai avem nevoie de datele cu caracter personal în scopul prelucrării, dar persoana vizată ni le solicită pentru o acțiune în instanţă;
  • persoana vizată s-a opus prelucrării (Articolul 21, Alineatul 1) pentru intervalul de timp în care se verifică dacă drepturile noastre legitime ca operatori prevalează asupra celor ale persoanei vizate.

Dacă prelucrarea a fost restricţionată în temeiul Alineatului 1, astfel de date cu caracter personal pot, cu excepţia stocării, să fie prelucrate numai cu consimțământul persoanei vizate. De asemenea, conform Alineatului 3, avem datoria ca o persoană vizată care a obţinut restricţionarea prelucrării în temeiul Alineatului 1, să fie informată din timp, înainte de ridicarea restricţiei de prelucrare.

GDPR explicitat (5): Dreptul de a fi informat si Ce informații trebuie trimise

Articol publicat pe siteul cloud☁mania în data de 28 Iulie 2017. Autor: Radu Crahmaliuc

Noul regulament pe care noi îl abordăm aici sub titulatura generica de GDPR vine cu unele drepturi noi pentru indivizi și consolidează unele dintre drepturile care existau deja in Legislația Europeana.

Astfel, GDPR oferă persoanelor fizice vizate de prelucrarea datelor cu caracter personal următoarele drepturi generale:

  1. Dreptul de a fi informat
  2. Dreptul de acces
  3. Dreptul la rectificare
  4. Dreptul de ștergere
  5. Dreptul de a restricționa procesarea
  6. Dreptul la portabilitatea datelor
  7. Dreptul la obiect
  8. Drepturi legate de luarea de decizii automatizate și de profilare

Dreptul de a fi informat

 

Ce este Dreptul de a fi informat?

Dreptul de a fi informat se refera la obligația  de a furniza “informații corecte de procesare”, de obicei printr-o notificare privind confidențialitatea. Acesta subliniază nevoia de transparență în ceea ce privește modul în care utilizați datele cu caracter personal.

Ce informații trebuie furnizate subiecților prelucrării?

Să presupunem că sunt un operator de date personale.  Prin dreptul de a fi informat, GDPR îmi stabilește informațiile pe care trebuie să le furnizez și când trebuie subiecții prelucrării datelor personale să fie informați de către mine ( în mod implicit, firma mea, prin persoana autorizată).

Principalul atribut al datelor ce trebuie furnizate este Transparența. Conform GDPR Articolul 12: ”Transparența informațiilor, a comunicărilor și a modalităților de exercitare a drepturilor persoanei vizate”, informațiile pe care trebuie sa le furnizez trebuie să fie:

  • Concise
  • Transparente,
  • Inteligibile
  • Accesibile;
  • Scrise într-un limbaj clar și simplu
  • În special dacă este mă adresez unui copil
  • Oferite gratuit

 Informațiile pe care le furnizez sunt dependente de modul în care am obținut datele personale pe care vreau să le prelucrez:

  • direct de la persoane fizice care fac obiectul prelucrării datelor personale
  • indirect, pentru cazurile în care informațiile mi-au venit din altă sursă.

O mare parte din informațiile pe care trebuie să le furnizăm sunt deja  în concordanță cu obligațiile mele actuale, conform legislației existente. Dar in plus,  au apărut și alte informații pe care trebuie să le furnizez  în mod explicit.

Ce informații trebuie furnizate?

Să vedem deci, care sunt principalele categorii de informații care trebuie furnizate în situația în care am obținut datele personale direct de la client. Conform Articolului 13: ”Informaţii care se furnizează în cazul în care datele cu caracter personal sunt colectate de la persoana vizată”, Alineatul 1, trebuie să furnizez personai vizate următoarele infrmații:

  • identitatea şi datele mele de contact – ca operator, și după caz și ale mele personale – ca reprezentant al acestuia
  • datele mele de contact ca responsabil cu protecţia datelor, după caz ca ofițer de protecție a datelor personale (DPO);
  • scopurile în care vreau să prelucrez datele cu caracter personal, precum şi temeiul juridic al prelucrării (baza legală);
  • interesele legitime pe care le urmăresc (ca operator sau ca o terță parte) – cu excepțiile de la Articolul 6 alineatul (1) litera (f) – Legalitatea prelucrării;
  • care sunt destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor cu caracter personal;
  • intenţia mea de a transfera date cu caracter personal către o ţară terţă și care sunt garanțiile pe care le ofer că acest transfer este perfect legal și nu lezează interesele persoanei vizate;

În plus, în momentul în care am obținut deja datele cu caracter personal, conform Articolului 13, Alineatul 2, eu ca operator trebuie să furnizez persoanei vizate o serie de informaţii suplimentare, necesare pentru a asigura transparența prelucrării:

  • perioada de reținere a datelor sau criteriile folosite pentru a stabili această perioadă;
  • dreptul la rectificare, ștergere, restricționare, obiecții;
  • dreptul la portabilitatea datelor;
  • dreptul de a retrage consimțământul în orice moment, dacă este cazul;
  • dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere;
  • dacă solicitarea face parte dintr-o cerință sau obligație legală sau contractuală și posibilele consecințe ale nefurnizării;
  • existența unui proces automat de luare a deciziilor ( incluzând profilarea) și modul în care sunt luate deciziile, semnificația și consecințele acestora.

Dacă eu, ca operator vreau să prelucrez datele cu caracter personal și/ sau într-un alt scop decât cel pentru care acestea au fost colectate, atunci, înainte de orice prelucrare ulterioară, sunt obligat să furnizez persoanelor vizate toate informaţiile relevante prvitoare la scopul sau scopurile secundare.

Ce se întâmplă în sitația în are datele personale nu ne-au fost furnizate în mod direct de către persoanele vizate?

În acest caz, conform Articolului 14, sunt obligat ca operator să furnizez persoanei vizate întregul set de informații descrise puțin mai sus, de la ambele Alineate ale Articolului 13, plus următoarele informații obligatorii doar pentru acest caz:

  • care sunt categoriile de date personale pe care le am la dispoziție
  • care e sursa publică de date cu caracter personal, după caz care provine de la surse accesibile publicului;

Pentru a ne descurca mai bine în acest labirint de informații, legi și paragrafe, am făcut o sinteză a informațiilor care trebuie funizate în ambele sitații discutate anterior:

 

Ce informații trebuie să dau Date venite direct de la subiect Date provenite din alte surse
Identitatea și datele de contact (operator + reprezentant)

DA

DA

Datele de contact DPO

DA

DA

Scopul în care se prelucrează datele

DA

DA

Interesele legitime urmărite

DA DA

Destinatarii sau categoriile de destinatari

DA

DA

Categoriile de date personale

NU

DA

Intențiile de transfer al datelor

DA

DA

Perioada de reținere a datelor

DA

DA

Dreptul la rectificare, ștergere, restricționare, obiecții

DA

DA

Dreptul la portabilitatea datelor

DA

DA

Dreptul de retragere a consimțământului

DA

DA

Dreptul la plângere/notificare

DA

DA

Care e sursa publică de date cu caracter personal

NU DA
Existența unei obligații legale sau contractuale

DA

NU

Existența unui proces automat de luare a deciziilor

DA

DA

  

Când trebuie furnizate informațiile?

O modificare importantă față de legislația anterioară este scurtarea perioadei în care sunt obligat să răspund solicității de informare primită de la persoana vizată. Conform Articolului 12, Alineatul 3:

  • Timpul maxim de răspuns s-a scurtat de la 40 de zile la 30 de zile. Deci eu, ca operator trebuie să furnizez persoanei vizate informaţii privind acţiunile întreprinse în urma une cereri fără întârzieri nejustificate şi în orice caz în cel mult o lună de la primirea cererii;
  • Atunci când e necesar, din motive legate de comlexitatea și volumul cererilor primate simultan, această perioadă poate fi prelungită până la două luni. Chiar și în aceste condiții de prelungire, trebuie să informez persoana vizată de această prelungire tot în intervalul de o lună;
  • Pentru cererile trimise în format electronic, informaţiile trebuie furnizate în format electronic – acolo unde este posibil, cu excepţia cazului în care persoana vizată solicită informațiile într-un alt format.

GDPR explicitat (4): Verificați legalitatea prelucrării și obțineți Consimțământul

 Articol publicat pe siteul cloud☁mania în data de 22 Iulie 2017. Autor: Radu Crahmaliuc

Înainte de a putea procesa date personale, trebuie să identificați și să vă raportați la o bază legală. Aceste considerente sunt denumite generic “legalitatea prelucrării” și sunt specificate în Articolul 6, care se ocupă de legalitatea condițiilor de prelucrare.  Ce se înțelege prin consimțământ și cum trebuie acesta obținut și dovedit veți găsi în paragraful special dedicat.  

În cadrul proceselor aferente obținerii conformității GDPR este foarte important să determinați baza legală pentru prelucrarea datelor cu caracter personal și să documentați acest lucru. De multe ori această bază legală poate avea efect asupra drepturilor persoanelor. De exemplu, persoanele de la care primiți un consimțământ clar pentru prelucrarea datelor vor avea și drepturi mai puternice, cum ar fi dreptul de a fi uitat – adică opțiunea de ștergere a datelor.

Dar haideți să trecem în revistă prevederile de la Articolul 6 – ”Legalitatea condițiilor de prelucrare”. La Alineamentul 1 se specifică foarte clar că ”Prelucrarea este legală numai dacă şi în măsura în care se aplică cel puţin una dintre următoarele condiţii”:

a. consimțământ – persoana vizată şi-a dat consimţământul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice;

b. contract – prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract;

c. obligație legală – prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligaţii legale care îi revine operatorului;

d. interese vitale – prelucrarea este necesară pentru a proteja interesele vitale ale persoanei vizate sau ale altei persoane fizice;

e. interes public – prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care serveşte unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorităţii publice cu care este învestit operatorul;

f. interese legitime – prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de operator sau de o parte terţă, cu excepţia cazului în care prevalează interesele sau drepturile şi libertăţile fundamentale ale persoanei vizate, care necesită protejarea datelor cu caracter personal, în special atunci când persoana vizată este un copil.

Ce este Consimțământul?

În contextul GDPR prin consimțământ se înțelege o confirmare clară a faptului că persoana vizată a fost informată, știe și este de acord cu prelucrarea datelor sale personale de către operator, în scopurile stabilite împreună cu acesta. În plus: 

  • această dovadă trebuie să fie clară, liberă, specifică, informată și lipsită de ambiguitate; 
  • trebuie să reprezinte o formă de acțiune afirmativă clară; 
  • în cazul chestionarelor ce au ca scop obținerea consimțământului sunt excluse ambiguități legate de necompletarea sau pre-bifarea unui căsuțe de dialog; 
  • consimțământul trebuie să fie separat de alți termeni și condiții; 
  • consimțământul trebuie să fie verificabil;
  • trebuie să existe modalități simple pentru ca oamenii să-și retragă consimțământul;
  • autoritățile publice și angajatorii vor trebui să aibă grijă deosebită pentru a se asigura că acordul este acordat în mod liber.

Evident că la condițiile Articolului 6, Alineatul 1 există și o serie de excepții. Astfel, prevederile de la Litera (f) nu se aplică în cazul prelucrării efectuate de către autoritățile publice în îndeplinirea atribuțiilor lor. Pentru prevederile de la Literele (c) și (e), GDPR e destul de flexibil, permițând statelor membre UE să introducă dispoziții mai specifice, aliniate legislațiilor interne.

În cazul în care prelucrarea se face în alt scop decât cel pentru care au fost colectate datele cu caracter personal și pentru care nu există consimţământul persoanei vizate, operatorii și procesatorii de date trebuie să ia în considerare prevederile de la Articolul 6, Alineatul 4. Pentru a putea stabili dacă prelucrarea în alt scop este compatibilă cu scopul inițial pentru care au fost colectate datele cu caracter personal, aceștia trebuie să ia în considerare, printre altele:

  • orice legătură dintre scopurile în care datele cu caracter personal au fost colectate şi scopurile prelucrării ulterioare preconizate;
  • contextul în care datele cu caracter personal au fost colectate, mai ales privind relaţia dintre persoanele vizate şi operator;
  • natura datelor cu caracter personal, în special în cazul prelucrării unor categorii speciale dedate, conform Articolului 9, sau pentru date referitoare la condamnări penale şi infracţiuni, conform Articolului 10;
  • posibilele consecinţe asupra persoanelor vizate legate de prelucrările ulterioare;
  • existenţa unor garanţii adecvate, care pot include criptarea sau atribuirea de pseudonime.

Așadar, pe lângă condițiile generale, trebuie avute în vedere condițiile specifice pentru categoriile speciale de date. În Articolul 9, Alineatul 1 se stipulează clar că: ”Se interzice prelucrarea de date cu caracter personal care dezvăluie originea rasială sau etnică, opiniile politice, confesiunea religioasă sau convingerile filozofice sau apartenenţa la sindicate şi prelucrarea de date genetice, de date biometrice pentru identificarea unică a unei persoane fizice, de date privind sănătatea sau de date privind viaţa sexuală sau orientarea sexuală ale unei persoane fizice.”

În Articolul 9, Alineatul 2 se enumerează situațiile de excepție în care nu se aplică prevederile de la Alineatul 1, deci cazuri speciale în care este permisă prelucrarea datelor cu caracter personal:

  • persoana vizată şi-a dat consimţământul explicit pentru prelucrarea datelor pentru unul sau mai multe scopuri specifice, cu excepţia cazului în care legislația locală nu recunoaște consimţământul persoanei vizate;
  • prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unor obligaţii ale operatorului sau drepturi specifice ale persoanei vizate în domeniile ocupării forţei de muncă, securităţii sociale şi protecţiei sociale, cu aplicarea legislației locale;
  • prelucrarea vizează protejarea intereselor vitale, atunci când persoana vizată e incapabilă fizic sau juridic să îşi dea consimţământul;
  • prelucrarea este garantată de activităţile legitime ale unor fundaţii, asociaţii sau organisme nelucrative, cu specific politic, filozofic, religios sau sindical, dar numai pentru membri sau foşti membri;
  • prelucrarea se referă la date personale care sunt făcute publice în mod manifest de către persoana vizată;
  • prelucrarea e necesară la constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanţă;
  • prelucrarea se face din motive de interes public major, în baza dreptului Uniunii sau a dreptului intern;
  • prelucrarea în scopuri legate de medicina preventivă sau a muncii, evaluarea capacităţii de muncă, stabilirea unui diagnostic medical, asistenţă medicală sau socială;
  • prelucrarea din motive de interes public în domeniul sănătăţii publice;
  • prelucrarea în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare ştiinţifică sau istorică ori în scopuri statistice, conform Articolului 89, Alineatul 1.

Legat de acestea, în Articolul 9, Alineatul 4 se precizează că fiecare stat poate menţine sau introduce condiţii suplimentare sau restricţii în cazul prelucrării de date genetice, biometrice sau privind sănătatea.

O altă situație cu totul specială este prelucrarea datelor personale referitoare la condamnări penale şi infracţiuni. Articolul 10 precizează că în astfel de situații prelucrarea datelor personale precum și deținerea unor registre privind condamnările penale se face numai sub controlul unei autorităţi de stat.

Dar pot exista o mulțime de situații în care prelucrarea datelor nu are nevoie de identificare, adică de asociere a unor seturi de date cu o anumită persoană. În această situație se pot încadra multe dintre analizele de piață și cercetări de marketing care au ca scop obținerea de informații statistice generale, atribuite unor grupuri de consumatori sau categorii profesionale. În Articolul 11: ”Prelucrarea care nu necesită identificare”, Alineatul 1 se arată că ”în cazul în care scopurile pentru care un operator prelucrează date cu caracter personal nu necesită sau nu mai necesită identificarea unei persoane vizate de către operator, operatorul nu are obligaţia de a păstra, obţine sau prelucra informaţii suplimentare pentru a identifica persoana vizată în scopul unic al respectării prezentului regulament”.

Conform Articolului 11, Alineatul 2,  dacă operatorul poate demonstra că nu este în măsură să identifice persoana vizată sau în cazul în care e posibil operatorul informează persoana vizată în mod corespunzător, Articolele 15-20 din capitolul de drepturi ale persoanei vizate, nu se aplică. Excepția care poate apărea aici atunci când persoana vizată oferă informaţii suplimentare ce permit identificarea sa, tocmai în scopul exercitării drepturilor sale prevăzute de respectivele articole. Vom relua aceste aspecte în următorul articol din seria GDPR explicitat.